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办公室里的讨论和问题也是如此。一起工作了很长时间的团队发展出了互动的固定套路,这很有效,也很有用,除非这种套路让他们陷入问题之中。当你和一个经常争吵的团队一起工作时,你可能会想分析这些争吵常常是如何开始的。在你咨询了团队成员之后,你的分析结果很可能是:这是团队里某个人的过错。但是,如果你问团队成员和自己,他们是如何停止争吵的,有谁做了不一样的事情,那么你会得到更有用的信息,这样的信息极有可能帮助你停止他们的争吵。
一家飞速发展的电子元器件经销商流动资金周转出现了问题。问题很明显:他们需要极大地提高营业额来弥补逐渐增加的成本。信贷额度已经被拉伸到了极限。
销售总监提出的解决方案是增加额外的广告预算,更多地进行在销售方面的努力,公司“很有必要”投资建立一个大型网站,他的观点得到了市场营销经理的极力赞同。财务经理则设计了一个费用控制项目,他坚持认为公司必须花大力气进行成本控制。
现在读者可以很容易想象到矛盾之所在——没有销售努力(这需要花钱),就不会有营业额的增加;没有成本控制(通过费用控制可以提高利润率),就不会有现金流方面的改善。
我们可以预见后续的冲突——销售人员希望加大投资,但是财务经理希望节省成本。销售人员指责财务经理目光短浅,财务经理反过来指责销售人员没有节省成本的观念。销售人员指责财务经理不相信公司的实力,财务经理反过来指责销售人员不面对公司财务现状,等等。如果这样的讨论进行下去,这样的相互指责还会继续下去。
这时,不要问毫无益处的问题,比如“谁先开始指责对方的?”“谁对谁错?”“谁应该承认错误?”更有效的办法是问“这样的讨论怎么结束?”“当你们没有冲突的时候,做法有什么不同?”“那时候你们的做法是?”“如果你们达成了一致,你们会做什么不一样的事情?”
换句话说,聚焦答案型的管理者更关注问题解决之后发生什么,用这种方法走出困境而不是聚焦于问题是如何发生的。
这里要提醒一句,我们聚焦于问题的解决不代表我们害怕问题!我们讨论的是出现在眼前的问题,但是我们用的是不同的方式。聚焦答案模式的目标更多的是与寻找解决方案有关,而不是聚焦于根除所有可能的问题。我们倾向于谈论理想的行为,而不是问题完全不存在的情况。
如何说,员工才会听;如何下命令,员工才会行动(3)
4.提出构建解决方案的问题
正如我们已经提到过的,倾听是高效管理者的第一法则。这并不是说要倾听所有的声音,或者是倾听道听途说的各种毫无意义的闲谈。相反,我们在倾听中寻找信息:这是倾听是否有效的关键。
我们可以通过提出一类特殊的问题——构建解决方案的问题,从员工那里获取这些有效的信息。
你提出的问题决定了得到的信息(反之亦然)。因此,提出聚焦答案的问题帮助你建立一种合作的基调,使员工加入到共同构建解决方案的队伍中来。聚焦解决方案的问题会帮助我们构建解决方案!这与聚焦困难的问题截然不同——那些会把问题扩大化。
运用聚焦答案方法的管理者对加剧问题不感兴趣,不会采取短视的快速解决方案,那请你记住培根的话:“提一个谨慎的问题自身就是一种智慧。”
带人小贴士:
提出构建解决方案的问题,解决方案自会出现。
提问题比告诉别人怎么做有更多益处
*你们提问一般都是为了获得信息。但是,运用聚焦答案方法的管理者更进一步。他提出的问题可以帮助员工反思自己在这个问题上的思维逻辑,引导谈话走向解决方案。提出好的问题是引领大家向前一步的理想方法。
*提出问题要比带着专家或者上司的姿态去进行一场对话更有引导和合作性。
*每个人都喜欢表达自己的观点,向员工提问表明你在乎他们的意见,这必然会增加他们的动力,提高士气。
*提问更有益于倾听:讲得太多会让周围的人厌烦。你在提问的时候是在邀请别人讲话,邀请别人贡献他们的力量。毕竟,这是你作为管理者的目标的核心——准许和鼓舞员工发挥创造力,更有动力地做出最大的贡献,帮助员工承担他们的责任。
*提问帮助你避免讲太多。额外的收益还有,它帮助你将注意力聚集到对方的故事上,而不是只关注自己的思维。
*最重要的是,提问比告诉员工怎么做有一个关键的优势:回答者对他的回答有责任感,因此他更有可能去做自己刚刚说过的事情。
构建解决方案的问题有多种类型
每一个问题都把回答者指向了某一个方向,这个方向暗含在提出的问题中。于是,每一个问题都包含了对答案的指向性建议。
在本书中,你会读到成百个构建解决方案的问题。根据问题的目的,每一个问题都可以划归到以下几类中。下文可以帮助读者设计自己的构建解决方案的问题。
①澄清性问题
“关于你团队的工作情况,你能进一步讲一下吗?”“要帮助我更正确地看待这个问题,你还有什么要告诉我的吗?”或者在对话的后半部分提问“有什么我忘了问你,或者你忘了告诉我,但是又对这个问题很重要的事情吗?”
②持续性问题
“有什么事情在公司里发挥了很好的作用,虽然公司会做一些改变,但是哪些事情是你希望继续保持的?”“什么应该继续保持?”“你工作的哪一部分很顺利,你希望继续保持?”
③设定目标的问题
“要让这次会议有用,我们需要讨论什么问题?”“你希望在会议结束之后知道什么有用的信息?”“在这次会议之后有什么改变会让你觉得开这次会议是值得的?”
④会议之前是否有改变的问题
“在你安排了这次会议之后,关于你团队成员的纷争有没有什么变化?”“从1到10的范围里,假设10代表问题完全解决,1代表你决定召开这次会议时的状态,你认为现在是几?”
⑤区分性问题
“有没有什么时候问题没那么严重?”“那时候有什么不同吗?你们做了什么不一样的事情?”
⑥聚焦资源的问题
“虽然你们团队出现了问题,但有什么事情是做得比较好的?”“虽然你们公司现在面临困境,什么是你们公司的优势呢?”“你们的团队最强大的资产是什么?”
⑦提出例外情况的问题
“你有没有解决过类似的问题?”“你是怎么做的?”“谁帮助了你?”“他是怎么帮你的?”“在之前的危机中,你觉得最有用的是什么?”
⑧未来方向的问题
“想象一下问题已经解决了,那时候和现在相比有什么不同呢?”“你会做什么不一样的事情?”“部门的运作会有什么不同?”“要解决这个问题,你会走出的很小的一步是什么?”“假设现在你已经走出了很小的那一步,下一个很小的一步你会怎么走?”在提出这些问题的时候,用“会”要比“可能会”更有力量。
⑨三角问题
“其他部门会怎样注意到你们的进步?”“如果情况有了改善,你的上司说你们应该做出什么改变?”“要让你的上级把这个项目交给你,他需要看到你做什么事情?”“你的同事看到什么会觉得这次会议是有用的?”
⑩建议性问题
“如果你尝试……是不是会有用?”“你有没有想过……”“你觉得……会不会有用?”“如果你团队的同事……会怎么样?”常使用建议性问题,你会发现即便是直接的建议,后面带一个问号也会有很大的改善,比如“现在,做……怎么样?会有用吗?”
为构建解决方案的问题添加暗示
现在你已经明白了提出构建解决方案的问题的力量了,接下来我们要为构建解决方案的问题再添加一味调料。你记得我们说过,提出的问题塑造了你得到的答案(反之亦然)。如果我们给问题添加设定的假设或暗示,对方的回答有很大的可能会基于你的暗示。在这�