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十六、为单元格快速画边框
在 Excel 2002 以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 2002 对此功
能进行了全新的拓展。
单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边
框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。
单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中
拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。
提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边
框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏
右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一
功能还可以在单元格中画上对角的斜线。
十七、控制特定单元格输入文本的长度
你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元
格中你却输入了数字的时候，Excel 就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊！要实现
这一功能，对 Excel 来说，也并不难。
例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我
们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。
在“设置”卡片 “有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下
拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4 ”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输
入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输
入文本非法！”和“请输入四位数年份。”字样。
很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel 就会弹出示的警告对
话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧？其实，
在 Excel 的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，
“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让
CCLI
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Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）
你的 Excel 展示出与众不同的光彩呢。
十八、成组填充多张表格的固定单元格
我们知道每次打开 Excel ，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出 Excel 除了拥有
强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首
先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样
的内容。
那么如何对表格进行成组编辑呢？首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按
住 Shift 键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”（如果我们想关联的表格不在一起，可以按
住 Ctrl 键进行点选） 。此时，我们看到 Excel 的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们
就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，
我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。
但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改
变格式该怎么办呢？首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”
选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel 会弹出“填充成组工作表”的
对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都
改变了。
十九、改变文本的大小写
在 Excel 中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函
数。不要以为 Excel 中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel 都有对它
编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。
在 Excel 2002 中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER（源
数据格） ”，将文本全部转换为大写；“=LOWER（ 源数据格） ”，将文本全部转换成小写；
“=PROPER（源数据格） ”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。
例如，我们在一张表格的 A1 单元格中输入小写的“excel ”，然后在目标单元格中输入
“=UPPER（A1） ”，回车后得到的结果将会是“EXCEL ”。同样，如果我们在A3 单元格中输入
“mr。weiwei ”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER（A3） ”，那么我们得到的结果就将是
“Mr。Weiwei ”了。
二十、提取字符串中的特定字符
除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的
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Excel_word_ppt_使用技巧大全（完全版）
方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。
如果我们想快速从 A4 单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT（源数据格，提取的字
符数） ”函数，它表示“从A4 单元格最右侧的字符开始提取 2 个字符”输入到此位置。当然，
如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT（源数据格，提取的字符数） ”函数了。还有一种情
况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从 A5 单元格
中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID（A5；4；2） ”就可以了。意思是：
在 A5 单元格中提取第 4 个字符后的两个字符，也就是第 4 和第 5 两个字。
二十一、把基数词转换成序数词 将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因
为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th ”后缀，但大凡是
以“1”、“2 ”、“3 ”结尾的数字却分别是以“st ”、“nd ”和“rd ”结尾的。而且，“11”、“12”、
“13”这3 个数字又不一样，它们却仍然是以 “th ”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其
实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：
“ =A2&IF（OR（VALUE（RIGHT（A2；2））=｛11；12；13｝）；
th ；IF（OR（VALUE（RIGHT（A2））=｛1；2；3；｝；CHOOSE（RIGHT（A2）； st ； nd ； rd ）；
th ）） ”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，
则加上“th ”后缀；②如果第 1 原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st ”、以
“2 ”结尾使用“nd ”、以“3 ”结尾使用“rd ”；③如果第 1、2 原则都无效，那么就用“th ”。
因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。
二十二、用特殊符号补齐位数
和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那�