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脚的。其实，PowerPoint 也为演示文稿准备了很强的页眉 和页脚功能：只要选择
PowerPoint“视图”菜单下的 “页眉和页脚”，就会弹出 “页眉和页脚”对话框。在这个对话
框中有两个标签，一个是 “幻灯片” 标签，另一个是 “备注和讲义”标签。在 “幻灯片”标
签中可以在 “幻灯片包含内容”中看到一个复选框 “日期和时间”，如果这个复选框被取消，
那么其下的两个 单选框将不能够被激活。把它选中，并且选中 “固定”复选框，然后即可在
固定的文本框中输入日期如 “2002年 5 月 15 日制作”等信息，这样幻灯片页眉就设 置好了。
但使用这种方法生成的是 “固定”日期，还可以选中 “自动更新”单选框，然后在其下找到一
种合适的时间格式，以后页眉上的日期信息就会随系统而自动 更改。
添加并设置页脚
选中 “页脚”复选框，就能自行设置页脚内容，如现在可输入 “太子梦幻主页制作”
等信息。另外，在 “页脚”的最下方还有一个 “标题幻灯片中不显示”复选框， 如果选中它，
那么在 “标题幻灯片”中将不会显示页眉和页脚。而如果不选中这个复选框，那么 “标题幻灯
片”将被显示，而且会显示在幻灯片的页眉上而不是页脚 上！即如果的幻灯片中没有 “标题
幻灯片”，那么设置的 “页眉和页脚”信息只会被放置到页脚部分，而不会放置到页眉部分。
这一点，务必注意。
设置备注和讲义
设置完了幻灯片的 “页眉页脚”，让再来看看 “备注和讲义”标签中的内容。它主要
是用于调整幻灯片备注和讲义的页眉和页脚，其使用方法和使用幻灯片标签是一样的，不再重
复说明。
取消快速保存减肥文档
选择 “工具”→“选项”，在弹出的对话框中单击 “保存”标签，再选中 “允许快速
保存”复选框，再单击 “确定”关闭对话框就可以了。
由于PowerPoint 的 “快速保存”功能每次保存时都在文件尾增加本次的更改情况，因
此才使得文件存贮了大量修改信息，变得越来越大。取消了 “快速保存”功能，不保存这些信
息，因此可以用它来减肥。
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另存文件减肥法
选择 “文件”→“另存为”，再把当前PowerPoint 文件另存一下即可让 PowerPoint
文件减肥，效果绝对立竿见影！
减小图片的长宽
首先看图片的几何尺寸有多大，也就是图片的长和宽是多少。如果图片比显示器屏幕
区域还大，就可以把图片缩小，一般最多和屏幕一样大。这步很容易，在画笔、 Microsoft Photo
Editor、PhotoShop 等图形工具中都可以将图片缩小。一幅 BMP 图片，长和宽都缩小到 50％后，
文件能减小四倍。
图片建议保存为JPG 文件
有时拿到两份同样几十页的 PowerPoint 文件，而且图片数量、质量都差不多，但它们
的大小相关却很大。这时最好仔细检查一下导入图片的格式和大小。 如果原图片尺寸很大，
最好用图形处理工具先压缩一下，而且尽量存成 JPG 等占用磁盘空间较少的格式。也可以把图
片中无用的内容剪裁掉。
插入 WMF 格式文件令文档更小
如果插入的图片是 WMF 格式的剪贴画，那 PowerPoint 文件也将会很小。
内部压缩法
为了减少幻灯片占用的空间，用户必须采用事先压缩图片等手段，影响了幻灯片的制
作速度。为了解决这个问题，PowerPoint XP 增加了图片压缩功能，用户可以压缩幻灯片中的
一幅或者多幅图片，而且不影响图片的质量。具体操作方法是：鼠标右键单击幻灯片中的图片，
选择快捷菜单中 的 “设置图片格式”，然后单击 “图片”选项卡中的 “压缩”按钮。你可以
在 “压缩图片”对话框中设置压缩的范围（选中的图片还是文档中的所有图片），选择或 更
改分辨率以及是否删除图片的裁减区域等。
使用链接的对象代替嵌入对象
将对象嵌入到 Word 文档中后，可以将原对象删除，这样显然是方便了许多。但这一方
面会增加文档的容量，二来不便于对象的修改。其实，使用链接对象不仅仅可以在源文件中的
内容改变时，方便地更新PowerPoint 文档中的内容，同时也能够使文档的容量变小。
周末我在关岛（在大阪的东南，距离三小时的路程）快速地阅读了一本关于如何更好的运用
Powerpoint 幻灯片来进行演讲的书——由Stephen Kosslyn 编写的《简明扼要：八条运用
Powerpoint 演讲的心理学原理 （Clear and to the point： 8 psychological principles for
pelling powerpoint presentations）》。 我很高兴将它列入我的图书列表中，因为它非
常值得。也许书中一些内容对你来说已不新鲜，但这些来自哈佛大学一位有地位、有威望的神
经学家建议，他依据有说 服性的心理学原理列出了一系列演讲方式以及 PPT 的 “要和不要”。
如果你想要改变你自己以及周围的 “PPT文化”那么这本书将会使你受益不小。同样是指出
目前PPT 设计方法中的问题，这位有威望的神经学家说起来与设计者相比别有一番差异。这本
书决不是单一的呈现幻灯片，而是提供了大量生动的例子来描绘什么 是有效的，什么是缺乏
效果的。并且，它还提供了充分的证据，来帮助你说服自己去尝试改善现状。
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Kosslyn 指出，成功的演讲在实际中通常要达到以下三个目标：
1。 与你的听众建立联系
2。 引导并始终保持他们的注意力
3。 促进理解和记忆
换句话说，你需要（1）与你的听众以及他们的目标和兴趣点建立联系；（2）你要吸引并且一
直保持听众的注意力和兴趣，让他们了解什么是重要的信息，而什么 不是的；同时（3）你应
该设法让他们更容易理解、效法和记住你的材料。书中的八条原理正是围绕如何实现这三点来
展开的。如果需要更详尽的细节，具体应用， 生动的例子，那一定要看原书，但基本上这些
原理可以这样归类：
目标1 ：与你的听众建立联系。这个目标源于心理学的关联性原理 （The principle of
Relevance）和适当知识原理（The principle of Appropriate Knowledge）。不要包含过多
或过少的信息量，要针对你的具体听众，筛选信息，同时要用恰当的语言来表达。
目标2 ：引导并始终保持他们的注意力。这个目标源于心理学的突出性、可辨性和知觉组织
原理（The principles of Salience； Discriminability； and Perceptual Organization）。
注意力被不同的领域所牵引，所以使用杠杆作用的设计原理（如对比度、突出放大显示特别的
地方）。或者，像 Robin Williams 说的， “拒绝平庸！” 另外也要记住，人们会自然而然的
将看起来相似的元素默认的归为同类。
目标3 ：促进理解和记忆。这个目标源于相容原理（The principle of patibility）和
信息变化原理（The principle of Informative Changes），以及限量原理（The principle of
Capacity Limitations）。消息在与意思一致的情况下，更容易被人记住。例如， “红色” 一
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